Настройка корректных корреспонденций счетов. Бухучет инфо Настройка проводок 1с бухгалтерия

1. Регулярно создавать копии информационных баз

Об этом всё время говорят специалисты 1С, все знают это правило, но, к сожалению, далеко не все его соблюдают. Жаль, если запоминать об обязательности регулярного копирования базы 1С приходится на основании своего горького опыта. Поверьте, те клиенты, которые хотя бы раз восстанавливали учет при утрате базы, навсегда запоминают, как важно это правило.
В каких случаях вам могут помочь копии базы:
- физической поломки компьютера/сервера;
- заражения вирусами;
- повреждения самой информационной базы 1С;
- «неожиданного» изменения данных в информационной базе (если вы вдруг обнаружили, что почему-то изменились данные прошлых периодов, есть возможность восстановить копию и сравнить информацию, найти причины расхождений).

Создавать копии можно разными способами: выгружать вручную (подробно о том, как это сделать, я рассказывала в статье «Создание копии базы - для чего это нужно и как это сделать ») или использовать специальные программы для автоматического копирования. Но в данном случае необходимо помнить, что для того, чтобы защитить базу от вирусов и физической поломки компьютера, необходимо хранить копии базы на каком-то другом носителе, например, подключать внешний диск или флешку, выгружать базу и отключать диск. Однако каждый день действовать таким образом очень неудобно, поэтому лучший вариант – это подключить сервис 1С: Облачный архив. В этом случае, копии вашей базы будут создаваться автоматически и храниться за пределами вашей локальной сети – в облаке. В случае поломки или заражения вирусами, можно будет в любой момент восстановить копии с другого компьютера и начать работу. Если вы хотите узнать подробности о подключении данного сервиса, который также входит в состав комплексного договора на сопровождение 1С: ИТС, то заполните форму заявки , мы обязательно вам перезвоним и все подробно расскажем.

2. Устанавливать дату запрета редактирования
После того, как вы сдали отчетность, необходимо закрыть период для редактирования, чтобы предотвратить случайное изменение данных. В 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для этого необходимо перейти на вкладку «Администрирование» и выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».

Затем разворачиваем пункт «Регламентные операции», ставим галочку возле даты запрета изменения и нажимаем на ссылку «Настроить».

Указываем дату – последний день закрываемого периода.

3. Закрывать документы «крестиком»
Приобретите полезную привычку – закрывать документы «крестиком» в том случае, если вы открыли их просто посмотреть. Очень часто я сталкиваюсь с ситуацией, когда бухгалтер формирует ОСВ, разворачивает до карточки счета, чтобы узнать детальную информацию, открывает необходимый документ, чтобы посмотреть, а потом закрывает его по нажатию на кнопку «Провести и закрыть» или «ОК». В данном случае документ перепроводится, суммы в проводках могут измениться, последовательность проведения документов сбивается. А потом при закрытии очередного месяца бухгалтера ожидает сюрприз – программа в сентябре «хочет» перепровести все документы с января или даже с прошлого года. Чтобы такого не происходило, нужно обязательно устанавливать дату запрета редактирования и не перепроводить лишний раз документы без необходимости, а закрывать их просто «крестиком».

4. Не переименовывать элементы справочников и внимательно изменять их настройки

Почему этого нельзя делать или нужно делать очень аккуратно? Необходимо понимать, что внесенные изменения затронут весь период ведения учета в программе. Например, если вы изменили наименование контрагента, то во всех печатных формах, в том числе и более ранних документов, будет выводиться новое наименование. Чтобы этого не происходило, в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0 для изменения наименования есть специальная ссылка «История», где можно указать, с какой даты действует новое значение.

Также нужно помнить, что, например, изменение настроек справочников «Статьи затрат» и «Прочие доходы и расходы» может привести к изменению финансовых итогов после закрытия месяца и данных в регламентированных отчетах. Об одной подобной ситуации, произошедшей у моих клиентов, я рассказывала в статье «Почему могут измениться данные в отчетах закрытых периодов? ».

5. Регулярно обновлять информационные базы и анализировать изменения
Обновления программ 1С в настоящее время выпускаются достаточно часто, а устанавливать их нужно последовательно, поэтому нужно обязательно поддерживать ваши базы в актуальном состоянии, чтобы избежать авральных ситуаций в отчетный период. Ведь может оказаться так, что вам будет срочно нужна новая отчетная форма, которые выходят с завидной регулярностью, а запущенная ситуация с обновлениями может сильно потрепать нервы. В том случае, если вы работаете в 1С через интернет или у вас заключен договор сопровождения с нашими партнерами, вам не нужно будет беспокоиться о данном вопроса. Если же вы самостоятельно обновляете свои базы, то, пожалуйста, уделяйте должное внимание данному серьезному вопросу.
Также будет полезным интересоваться итогами прошедшего обновления, ведь в программе постоянно появляются новые функции, меняются алгоритмы работы. Чтобы быть в курсе всех событий, можно перейти на вкладку «Администрирование», выбрать пункт «Поддержка и обслуживание».

6. Не дублировать записи в справочниках, пользоваться сервисом 1С: Контрагент
Бывает так, что, не найдя какого-то контрагента в справочнике, пользователи добавляют нового, хотя на самом деле искомый контрагент в базу уже внесен, но с какими-то ошибками в наименовании, ИНН или необходимые поля просто не заполнены. Также случается, что контрагенты задваиваются при загрузке выписок из банка по тем же причинам. В этом случае начинаются проблемы с зачетом авансов, разъезжается сальдо по 60-м и 62-м счетам, появляются проблемы с расчетом НДС с авансов и оплатой расходов для попадания в КУДиР при УСН. Для того, чтобы предотвратить такие ситуации, я рекомендую пользоваться сервисом 1С: Контрагент, который автоматически заполнит всю необходимую информацию корректно, и регулярно следить за порядком в ваших справочниках.

7. Не нумеровать документы и справочники вручную
В программе предусмотрены определенные алгоритмы автоматической нумерации документов. В том случае, если вы решите в них вмешаться, исправить какой-то номер, например, добавив в него косую черту или какие-то другие символы, то будьте готовы к тому, что за нумерацией в дальнейшем придется следить также вручную.

8. Включить отображение счетов учета в настройках
По умолчанию, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0 отключено отображение счетов учета в документах. Но я считаю, что бухгалтер обязан «держать руку на пульсе» и постоянно контролировать корректность ввода первичных документов, не доверяя программе полностью заполнение таких важных реквизитов, как счета учета. Поэтому обязательно включаем отображение счетов учета в документах и следим за тем, чтобы материалы поступали на 10 счет, а не на 41-й. Для этого переходим на вкладку «Главное», пункт «Персональные настройки».

Ставим галочку «Показывать счета учета в документах».

9. Корректно использовать субсчета для 60-х счетов
Я уже много раз говорила о том, как важно корректно использовать счета учета авансов – 60.02 и 62.02, и как важно контролировать состояние взаиморасчетов на 60-х счетах. Сейчас я решила вынести этот пункт в отдельное правило, которое также необходимо соблюдать. Не стоит спорить с программой, пытаясь навязать ей своё мнение, что данные счета не нужны, вы все равно проиграете в этом споре, получив в ответ бардак в учете.
Подробно этот вопрос я разбирала в одном из своих видеоуроков «Как навести порядок на 60 счете в программах 1С »

10. Не изменять самостоятельно план счетов
В том случае, если вы решаете добавить свои счета в план счетов, то нужно быть готовым к тому, что это повлечет за собой определенные трудности. Например, один раз ко мне обратились со следующей проблемой: «Решили навести порядок в учете основных средств и добавили субсчета к счету 01 в соответствии с группами ОС, после этого перестала начисляться амортизация». При добавлении субсчетов к 20 счету возможны проблемы с закрытием месяца, а субсчета к ряду других счетов не попадут в баланс - актив и пассив не сойдутся.
Очень часто, вопрос можно решить другим способом, не изменяя план счетов, а если это все-таки потребуется, то необходимо обратиться к помощи специалистов, которые смогли бы оценить последствия и внести необходимые изменения, обеспечив корректную работу программы.
Этот вопрос также подробно я разбирала в своей статье «Добавление своих счетов и субсчетов - нужно ли это делать и какие могут быть последствия ».

11. Минимизировать ручные проводки и корректировки
Я всё время призываю максимально отказаться от ручных операций и корректировок движений документов. В настоящее время учет в 1С: Бухгалтерии 8 автоматизирован достаточно хорошо и необходимость в ручных проводках возникает не так часто.
Дело в том, что далеко не всегда самостоятельно можно сделать проводки корректно, например, на картинке ниже приведена попытка ручной операцией закрыть авансы поставщику, но третье субконто («Документы расчетов») не заполнено. Такая корректировка может только усугубить ситуацию с взаиморасчетами, а никак не разрешить её.

На эту тему я также публиковала подробную статью, с которой очень рекомендую ознакомиться: «Ручные проводки - почему 8-ка их "не любит"? »

12. Корректно сторнировать документы
Для того, чтобы отсторнировать движения документа, необходимо создать специальную операцию с видом «Сторно документа».

Ни в коем случае нельзя просто формировать проводки вручную, ведь помимо записей по бухгалтерским счетам, программа отражает информацию в различных регистрах, необходимых, например, для расчета НДС. Если же вы сторнируете не весь документ, а исправляете что-то вручную, то исправления также нужно делать и для всех остальных регистров.

Оперативное получение информации из контролирующих органов об изменении статусов отчетов и поступивших требованиях - не выходя из программы есть возможно оперативно видеть изменение статуса отчета, быстро узнать о его приеме или возврате с ошибками, также есть возможность получать требования от контролирующих органов и сразу отвечать на них.

Всегда легко можно найти последнюю версию отчета, которая действительно была отправлена – вот это очень важный пункт! Ведь бывают такие ситуации, когда в попытках, наконец, собрать информацию в итоговый отчет создается несколько копий одной формы, данные меняются, сохраняются, а потом очень сложно найти тот вариант, который действительно был отправлен. А особенно актуальным это становится в том случае, если необходимо подготовить корректирующий документ. Приходится долго и нудно сверять информацию вручную, тратя драгоценные минуты рабочего времени. Если же вы отправляете отчеты напрямую из 1С, напротив искомого варианта будет указано, что отчет сдан, долгие поиски не потребуются.

Давайте дружить в

Как настроить информационную базу 1С Бухгалтерия 8.3?

Параметры учета – это настройки информационной базы 1С Бухгалтерия 8.3, которые определяют порядок ведения учета. В релизе «1С:Бухгалтерия 8.3» 3.0.43.162 и в более поздних релизах основная часть параметров учета настраивается через специальные формы «Настройка плана счетов» и «Настройки зарплаты», доступные из соответствующих разделов.

Кроме того, есть объединенная форма параметров учета, которая открывается через «Администрирование» – Настройки программы – Параметры учета. В ней также настраиваются печать артикулов и сроки оплаты от покупателей и оплаты поставщикам.

Настройка плана счетов в 1С

(также доступна через раздел «Главное» – План счетов – Настройка плана счетов). Включает или отключает использование субконто, т.е. аналитических разрезов учета на бухгалтерских счетах. Названия ссылок говорят о текущих настройках, для изменения необходимо нажать ссылку. Здесь можно выбрать следующие параметры.

Учет сумм НДС по приобретенным ценностям

По умолчанию указаны способы учета – по полученным счетам-фактурам и по контрагентам. Эти параметры являются предопределенными, их нельзя отключить. Кроме того, можно включить «По способам учета». Настройка управляет субконто бухгалтерского счета 19.

Учет запасов

По умолчанию указан предопределенный параметр «По номенклатуре», его нельзя отключить. В случае необходимости включают учет по партиям и учет по складам. Для складского учета нужно выбрать способ – по количеству и сумме или же только по количеству. Исходя из этих настроек, субконто «Партии» и «Склады» могут быть установлены на счетах учета ТМЦ.

Учет товаров в рознице

Кроме предопределенного параметра «По складам», доступно включение учета по ставкам НДС и по номенклатуре (обороты). Настройка управляет субконто на счетах 42.02 и 41.12.

Учет движения денежных средств

Установлен предопределенный способ учета – «По расчетным счетам». Есть возможность включить учет по статьям движения ДС. При этом на «денежных» счетах (50, 51, 52, 55, 57) появится новое субконто «Статьи движения денежных средств».

Учет расчетов с персоналом

Нужно выбрать требуемый способ учета - сводно или по каждому работнику. Эта настройка управляет субконто на счетах 70, 76.04, 97.01.

Учет затрат

Доступен выбор способа учета затрат – по подразделениям или по всей организации. При этом настраиваются субконто на счетах бухучета 20, 23, 25, 26.

Настройки зарплаты

(также доступны в разделе «Зарплата и кадры» – Справочники и настройки – Настройки зарплаты). Здесь настраиваются следующие параметры.

Общие настройки

Необходимо выбрать, в какой программе организация учитывает кадры и зарплатные расчеты – в этой или во внешней.

В этой форме указывают следующее:

• на вкладке «Зарплата» – выбирается способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете; число выплаты зарплаты; способ бухучета списанных сумм по депонентам; данные для пилотного проекта ФСС
• на вкладке «Налоги и взносы с ФОТ» – указывают вид тарифа взносов на обязательное страхование (установлен по умолчанию, в случае «особого» тарифа выбирается нужный); параметры при начислении дополнительных взносов; размер ставки взносов на страхование от НС и ПЗ; способ применения стандартных вычетов пол НДФЛ
• на вкладке «Резервы отпусков» – отметка о формировании резерва отпусков (при необходимости) и способ их отражения в учете
• на вкладке Территориальные условия – в случае применения указывают северную надбавку, районный коэффициент, данные о работе в особых условиях местностей

Расчет зарплаты . При отсутствии организаций с численностью более 60 работников программа поддерживает учет отпусков, больничных листов, исполнительных документов, который включается с помощью соответствующего флага. Также здесь можно настроить автоматический пересчет документа «Начисление зарплаты», и перейти в справочники «Начисления» и «Удержания» для просмотра или заполнения.

Отражение в учете . Здесь доступны по ссылкам справочники «Способы учета зарплаты» и «Статьи затрат по страховым взносам» для настройки бухгалтерского учета зарплаты и страховых взносов с ФОТ.

Кадровый учет . Программа позволяет выбрать способы кадрового учета - полный (с формированием всех кадровых документов в программе) или упрощенный (без кадровых документов, печать приказов производится из формы сотрудника).

Классификаторы . Здесь доступны параметры начисления страховых взносов (виды доходов, тарифы, скидки, предельная величина базы) и виды доходов и вычетов по НДФЛ.

Сроки оплаты покупателями. Срок оплаты поставщикам . Установленные здесь сроки используются, если в договорах или документах не указаны другие сроки.

Печать артикулов . Форма служит для настройки печати форм документов.

Ставки для налога на прибыль в 1С 8.3 теперь можно указать в форме, доступной из раздела «Справочники» – Налоги – Налог на прибыль:

В более ранних релизах и версиях программы 1С 8.3 параметры учета настраиваются в форме, доступной из раздела «Главное» – Настройки – Параметры учета:

А так выглядела форма настройки:

По материалам: programmist1s.ru

1С: Бухгалтерия 8.2. Понятный самоучитель для начинающих Гладкий Алексей Анатольевич

Настройка корректных корреспонденций счетов

Возможности программы предусматривают ведение списка корректных корреспонденций счетов. Содержимое данного регистра удобно применять при формировании бухгалтерских проводок для автоматического контроля корректности корреспонденций.

Чтобы было понятнее, поясним это на конкретном примере. Предположим, что в организации все расчеты с покупателями ведутся исключительно на счете 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Тогда бухгалтерская проводка, отражающая факт поступления безналичных денежных средств от покупателя, будет выглядеть так: Дт 51 «Расчетные счета» Кт 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Эту проводку рекомендуется включить в список корректных корреспонденций: тогда при проверке бухгалтерских проводок на предмет их корректности программа выявит все некорректные проводки. И если по факту поступления денег от покупателя у вас сформирована проводка, например, Дт 51 «Расчетные счета» Кт 62.02 «Расчеты по авансам полученным», то на экране отобразится информационное сообщение о несоответствии данной проводки списку корректных корреспонденций, и вам будет предложено или изменить соответствующим образом данную проводку, или внести ее в этот список.

Чтобы открыть корректных корреспонденций счетов, нужно выполнить команду главного меню Операции? Регистры сведений. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.51.

Рис. 3.51. Выбор регистра с корректными корреспонденциями счетов

В данном окне нужно установить курсор на позицию Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета и нажать кнопку ОК или клавишу Enter. Окно списка корректных корреспонденций, которое после этого отобразится на экране, показано на рис. 3.52.

Рис. 3.52. Список корректных корреспонденций счетов

Это окно содержит список сформированных ранее корректных корреспонденций. Отметим, что программа поставляется без сформированного списка корректных корреспонденций, поэтому поначалу данное окно будет пустым.

Чтобы ввести корректную корреспонденцию счетов, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить. В результате откроется окно ввода и редактирования корреспонденции, изображенное на рис. 3.53.

Рис. 3.53. Формирование корректной корреспонденции счетов

Поля Дебет и Кредит заполняются одинаково: нужно нажать кнопку выбора или клавишу F4, после чего в открывшемся окне списка счетов выбрать требуемый счет. В поле Комментарий с клавиатуры вводится содержание (название) данной корреспонденции. Введенное в данном поле значение будет автоматически подставляться в качестве содержания бухгалтерской проводки при привязке ее к документу или хозяйственной операции.

Характерной особенностью регистра корректных корреспонденций счетов является то, что в нем нет никаких ограничений на формирование проводок. Например, даже если для какого-то счета в плане счетов установлен запрет на использование его в проводках (напомним, что по умолчанию такой запрет наложен на все родительские счета, имеющие субсчета), вы все равно можете использовать его для формирования корректной корреспонденции. Но отметим, что в данном случае после нажатия в окне ввода корректной корреспонденции (см. рис. 3.53) кнопки ОК программа выдаст предупреждение о том, что данный счет имеет субсчета, и предложит для каждого субсчета сформировать отдельную корректную корреспонденцию. При отрицательном ответе на данный запрос корреспонденция будет добавлена в список корректных без субсчетов. Если же на этот запрос ответить положительно, то на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.54 (в качестве примера используется счет 50 «Касса», имеющий несколько субсчетов).

Рис. 3.54. Выбор субсчетов для формирования корректных корреспонденций

Как видно на рисунке, в данном окне представлен список корреспонденций для каждого субсчета. Здесь нужно флажками отметить те субсчета, с которыми необходимо сформировать корректные корреспонденции (по умолчанию флажками отмечены все субсчета). После нажатия в данном окне кнопки ОК все выбранные корреспонденции будут добавлены в регистр.

Для удаления корреспонденции из регистра установите на нее курсор и выполните команду контекстного меню Удалить или нажмите клавишу Delete.

Благодаря применению регистра корректных корреспонденций счетов вы можете дополнительно автоматизировать и систематизировать процедуру формирования бухгалтерских проводок. Помимо очевидного удобства, это позволит предотвратить возникновение путаницы в учете.